Elektronische Signaturen sind in der EU durch die eIDAS-Verordnung einheitlich geregelt. Für die meisten Geschäftsdokumente reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur; wo das Gesetz Schriftform verlangt, braucht es die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Wer digitale Unterschriften einführt, klärt deshalb zuerst, welche Dokumente welches Niveau brauchen.
Was regelt die eIDAS-Verordnung?
Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 gilt seit 2016 in allen EU-Mitgliedstaaten. Sie legt fest, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist, und dass eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung hat wie eine handschriftliche. Die Schweiz regelt elektronische Signaturen in einem eigenen Gesetz, dem ZertES.
Welche Arten elektronischer Signaturen gibt es?
- Einfache elektronische Signatur: etwa ein eingescannter Namenszug oder ein Klick auf „Zustimmen“. Geeignet für interne Freigaben und Dokumente ohne Formvorschrift.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet, die Identität ist feststellbar, und nachträgliche Änderungen am Dokument werden erkennbar. Sie eignet sich für die meisten Verträge und Geschäftsdokumente.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): eine fortgeschrittene Signatur, die zusätzlich mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters beruht. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift.
Welche Signatur brauche ich für welches Dokument?
Ist für ein Dokument keine bestimmte Form vorgeschrieben, ist es auch elektronisch unterschrieben wirksam. Die Signaturart entscheidet dann vor allem darüber, wie gut sich im Streitfall beweisen lässt, wer was unterschrieben hat. Verlangt das Gesetz Schriftform, reicht nur die QES.
- Interne Freigaben und Protokolle: Meist genügt die einfache Signatur.
- Angebote, Bestellungen, Dienstleistungs- und Lieferverträge: Die fortgeschrittene Signatur bietet eine gute Beweiskraft.
- Dokumente, für die das Gesetz Schriftform verlangt: Hier ist die QES nötig.
Einige Rechtsgeschäfte verlangen weiterhin Papier und eine eigenhändige Unterschrift, etwa Testamente, in Deutschland auch die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Im Zweifel lohnt sich eine rechtliche Prüfung für die konkreten Dokumente.
Wie unterschreibe ich qualifiziert?
Für eine QES braucht die unterzeichnende Person ein qualifiziertes Zertifikat. In Österreich geht das zum Beispiel mit der ID Austria. Signaturplattformen wie sproof sign binden solche eID-Verfahren direkt ein, sodass niemand Software installieren muss.
Wie führe ich digitale Signaturen im Unternehmen ein?
- Dokumente erfassen: Welche Dokumente werden heute unterschrieben, von wem und wie oft?
- Signaturniveau festlegen: einfach, fortgeschritten oder qualifiziert, je nach Dokumentart.
- Plattform wählen: auf eIDAS-Konformität, Hosting in der EU, Rollen, Vorlagen und Schnittstellen achten.
- In Abläufe einbinden: Dokumente sollen direkt aus DMS, ERP oder CRM zur Signatur gehen und unterschrieben zurück abgelegt werden, etwa mit Therefore™ und Frends.
- Team mitnehmen: kurze Schulung, klare Regeln und ein erster Prozess als Pilot.
Häufige Fragen
Ist eine eingescannte Unterschrift eine elektronische Signatur? Ja, aber nur eine einfache. Sie lässt sich leicht kopieren und hat deshalb wenig Beweiskraft.
Sind elektronische Signaturen in der ganzen EU gültig? Ja. Die eIDAS-Verordnung gilt in allen Mitgliedstaaten, und eine qualifizierte Signatur aus einem Mitgliedstaat wird in allen anderen als qualifizierte Signatur anerkannt.
Wo werden die Dokumente gespeichert? Das hängt von der Plattform ab. Achten Sie auf Hosting in der EU und DSGVO-Konformität: sproof sign speichert die Daten zum Beispiel ausschließlich in europäischen Rechenzentren.
Sie möchten digitale Signaturen einführen? Wir beraten Sie und binden sproof sign in Ihre Abläufe ein. Sprechen Sie uns an.
